檔案安全問題可能是……但不限於以下所列：
- 公司重要的設計圖被離職主管帶走
- 員工無意看到不該看的檔案
- 寄信時不小心附錯檔，或寄錯對象，當下全身都是冷汗
- 檔案在免費的雲端空間、Line 群組隨意存放，很容易就被別人當寶來用
Microsoft 365 如何解決檔案安全問題
要保護檔案，那把檔案全部加密起來可行嗎？試試看吧，保證全公司的資訊流通就像一灘死水，Microsoft 365 保護檔案的精妙之處，就在檔案可以自由流動，卻不是所有人都可以隨意使用：
不對之人，不能開啟
檔案能自帶權限，只有允許的對象能開放，且效力不只限於公司（內網），檔案到（公司）境外流通
一樣鎖牢牢，也就是說，您寄給客戶的、協力廠的，他們也不能隨便跟其他人「分享」
權限期限，隨時設定
使用權限還可以設定時限，在對方不再需要此份檔案時讓它失效，也能立即從遠端撤銷檔案存取許可
檔案去向，輕鬆追查
檔案被誰碰過，Microsoft 365 會記錄下來，讓您對檔案的掌控如影隨形，這就叫明鏡高懸，誰敢洩密
責任越小，權限越小
針對不同層級或群組的人，可以限定其對檔案的使用程度，以下權限供您設定：複製、截圖、列印、轉寄、存取
全面掃描，自動保護
對於一些在 Microsoft 365 建立前已經產出的，或外部提供的文件，Microsoft 會掃描全公司的文字，並辨認其中是否有敏感的關鍵字，若有，則將該檔案套上保護標籤，記錄、封鎖或追蹤日後的分享行為
- 檔案就算失竊，竊賊也無法開啟
- 敏感資料在內部流通時，非權限允許者，看到檔案也無法開啟
- 敏感性資料寄給客戶後，只有客戶本人可開啟，他不能再做分享，也不必擔心他不小心流出去
- 記錄敏感性資料傳送出去後，被那個帳號開啟過、開啟過幾次
- 當客戶或供應商關係生變時，可以隨時禁止對方開啟我方檔案的權限
- 資料權限可預先制定，以後每個文檔產出時，權限會直接套用，檔案的權限不必額外指派，安全沒有空窗期
- 使用者可以再自行設定檔案分享權，蓋過預先制定的權
